Verteilte Retrospektiven: Einsichten der Agile Rhein-Main User Group bei wibas

Wir leben immer mehr in einem Arbeitsumfeld, in dem sich Experten und Teams teilweise über weite Strecken verteilen. Dadurch wird es oft schwierig, selbst Events, die für Scrum essentiell sind, Face-to-Face zu erleben. So gehört es immer mehr zum Alltag, dass verteilte Teams auch in Scrum mehr und mehr auftreten. Allerdings ist noch nicht untersucht, was in diesem Kontext funktioniert und was nicht.

Wir von wibas haben es uns deshalb zur Aufgabe gemacht herauszufinden, wie wir diese Herausforderung meistern können oder bei welchen Events verteilte Teams nicht tragbar sind.

Aus diesem Grund fanden sich am 9ten April ca. 20 Scrum Master und Agile Coaches zur User Group „Agile Rhein-Main“ zusammen, um zu eruieren wie eine verteilte Retrospektive aussehen könnte.

Das Thema Retrospektive wurde von Teilnehmern der vorangehenden Veranstaltung „Daily Scrum in verteilten Teams“ als größter Painpoint identifiziert. Mehr Erkenntnisse zum Thema Daily Scrum in verteilten Teams findet ihr hier.

Die Erkenntnisse zum Thema verteilte Retrospektiven sind hier für alle aufgeschlüsselt, die an dem Abend nicht teilnehmen konnten oder nochmal nachlesen wollen.

Um das Experiment möglichst aufschlussreich zu gestalten haben wir den Abend wie eine Retrospektive anhand von drei Fragen strukturiert:

  1. Was ist wichtig für eine gute (verteilte) Retrospektive?
  2. Was sind Tools, die bei verteilten Retrospektiven helfen könnten?
  3. Welche Aspekte benötigen noch gezieltere Betrachtung?

Um diese Fragen zu beantworten wurden die Teilnehmer gebeten sich selbst einmal einer verteilten Retrospektive zu unterziehen. Zu diesem Zweck teilten sich die Teilnehmer in Kleingruppen auf, wobei sich jede Gruppe getrennt in einer anderen Räumlichkeit des Büros aufhielt. Jeder Raum war mit einem Laptop samt dem Retrospektiventool „goReflect“ bestückt. Die Teilnehmer wurden nun gebeten simultan in verteilten Räumlichkeiten die verorteten Fragen zu beantworten und mit den anderen Kleingruppen über das Tool zu interagieren. Anschließend versammelten sich alle Teilnehmer um die Informationen zu vergemeinschaften.

1. Was ist wichtig für eine gute (verteilte) Retrospektive?

Zu der Frage was ist wichtig für eine gute Retrospektive wurden folgende Kernerkenntnisse identifiziert:

  • Das Team muss etabliert sein, um eine verteilte Retrospektive zu ermöglichen
  • Alle müssen dasselbe Setting haben
  • Kommunikation muss auf allen Ebenen möglich sein: Mimik, Gestik, auditiv
  • Zusammenarbeit im Alltag ist essentiell, um auch im verteilten Setting die nötige Vertrauensbasis zu schaffen
  • Es braucht eine explizite Moderation
  • Niemals ohne Timebox!
  • Die verwendete Technik ist bekannt
  • Soziale Vernetzung muss auch virtuell sichergestellt werden (z.B. „virtual coffee“)
  • Man sollte sich immer bemühen eine möglichst simple Lösung zu finden
  • Baue ein „demokratisiertes“ Setting auf!
  • Das Tool sollte nie im Vordergrund stehen
  • Beachte, dass die Retrospektive ein synchronisiertes Ereignis darstellen sollte!

Es wurde im Laufe des Experimentes schnell deutlich, dass das gewählte Setting samt Toolunterstützung für eine verteilte Retrospektive nicht ausgereicht hätte. Das lässt jedoch die Frage laut werden:

 

  1. Was sind Tools, die bei verteilten Retrospektiven helfen könnten?

2.1 goReflect

Zuerst wurde versucht das verwendete Tool goReflect näher unter die Lupe zu nehmen.

Vorallem glänzt das Tool durch seine einfache und intuitive Bedienung. Allerdings bietet es keine Möglichkeit außerhalb der Kommentarfunktion am Board mit anderen Teammitgliedern zu interagieren. Weiter bildet es selbst auch keine Phasen einer Retrospektive ab.

Die Teilnehmer konnten ergänzend selbst 3 Tools identifizieren, die sich aus ihrer Erfahrung besonders gut für verteilte Retrospektiven eignen.

2.2 Retrium

Retrium eignet sich aus Sicht der Teilnehmer besonders gut für eine verteilte Retrospektive, da es unter Voraussetzung eines strukturierten und erfahrenen Moderators alle Unterstützungen und Möglichkeiten einer echten Retrospektive bietet (z.B. Timer, Clustern, etc.) und trotzdem viel Gestaltungsspielraum lässt.

2.3 Stormboard

Stormboard glänzt vor allem durch seinen strukturierten Aufbau, der es sogar ermöglicht verschiedene Teamphasen abzubilden.

2.4 Funretro

Durch Funretro erhält der Moderator die Möglichkeit ein holistisches Tool zu benutzen, dass bereits über eine integrierte visuelle und auditive Unterstützung verfügt. Der Aufbau des Tools selbst ist jedoch überaus simpel gehalten.

 

3. Welche Aspekte benötigen noch gezieltere Betrachtung?

Zu der Frage welche Punkte bis dato noch nicht zufrieden durch bekannte Tools oder die verwendete Methode der verteilten Retrospektive abgedeckt werden zählen:

  • Es muss eine Möglichkeit geben Menschen, die weniger Selbstinitiative zeigen, gezielt zu integrieren
  • Die Anzahl der Votes für einen identifizierten Aspekt sollte begrenzt sein
  • Wie könnte man verteilte Retrospiele durchführen?
  • Wie kann man die Interaktion mit Menschen adäquat abbilden?

 

Fazit

Verteilte Retrospektiven stellen wohl eine der schwierigsten Aufgaben für verteilte Scrum-Teams dar. Eine Möglichkeit diese so effizient und gewinnbringend zu gestalten wie bei einem persönlichen Aufeinandertreffen scheint mit den bekannten Methoden nur schwer bis nicht möglich zu sein. Scrum-Teams sollten demnach versuchen dieses Event in persona abzuhalten, um einen höheren und ehrlicheren Output zu erzeugen.

Vielleicht existieren jedoch auch Möglichkeiten die identifizierten Barrieren zu überwinden. Wir stehen mit unserem Wissen über verteilte Teams bis jetzt am Anfang einer langen Reise und es liegt noch ein weiter Weg vor uns.

Wenn du Interesse hast uns auf diesem Weg zu begleiten oder gar selbst schon beim Lesen dieses Artikels Ideen hast, dann freuen wir uns dich bei der nächsten Agile Rhein-Main User Group um 18:30 bei uns begrüßen zu dürfen. Mehr Informationen dazu findest du hier auf xing oder meetup.

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