PP.SP 2.3 Datenmanagement Planen

Bei Daten handelt es sich um die Formen von Dokumentation, die erforderlich sind, um ein Projekt in allen Bereichen zu unterstützen (beispielsweise Verwaltung, Entwicklung, Konfigurationsmanagement, Finanzen, Logistik, Qualität, Sicherheit, Herstellung und Lieferung). Die Daten können beliebige Formen haben (beispielsweise Berichte, Handbücher, Notizbücher, Diagramme, Zeichnungen, Spezifikationen, Dateien oder Korrespondenz). Die Daten können auf beliebigen Medien vorliegen (beispielsweise auf verschiedenen Materialien gedruckt oder gezeichnet, als Fotos, elektronisch oder multimedial).

Sie können lieferbar oder nicht lieferbar sein (beispielsweise in den Vertragsdatenanforderungen eines Projekts bezeichnete Dinge im Gegensatz zu informellen Daten, Handelsstudien, Analysen, internen Sitzungsnotizen, internen Entwurfsprüfungsdokumentationen, Lessons Learned und Aktionseinheiten). Die Verteilung kann in unterschiedlicher Form erfolgen, auch als elektronische Übertragung.

Die Datenanforderungen für das Projekt sollten sowohl in Bezug auf die zu erstellenden Datenobjekte als auch in Bezug auf ihren Inhalt und ihre Form etabliert werden und auf einem gängigen oder standardisierten Satz von Anforderungen an Daten beruhen. Einheitliche Inhalts- und Formatanforderun-gen für Datenobjekte erleichtern das Verständnis des Inhalts und tragen zur konsistenten Handhabung von Datenressourcen bei.

Der Grund für die Erstellung jedes einzelnen Dokuments sollte klar sein. Diese Aufgabe schließt die Analyse und Verifizierung lieferbarer und nicht lieferbarer Ergebnisse, Datenanforderungen und vom Kunden gelieferte Daten ein. Häufig werden Daten ohne klares Verständnis für ihre Verwendung erhoben. Daten sind kostspielig und sollten nur erhoben werden, wenn sie benötigt werden.

Beispiele für Arbeitsergebnisse

1. Datenmanagementplan
2. Masterliste der verwalteten Daten
3. Beschreibung von Dateninhalt und -format
4. Liste der Datenanforderungen für Käufer und Lieferanten
5. Datenschutzanforderungen
6. Sicherheitsanforderungen
7. Sicherheitsverfahren
8. Mechanismen für Wiederherstellung, Reproduktion und Verteilung von Daten
9. Terminplan für die Erhebung von Projektdaten
10. Liste der zu erhebenden Projektdaten

Subpraktiken

1. Anforderungen und Verfahren etablieren, um Schutz und Sicherheit der Daten sicherzustellen

Nicht jeder hat den für den Zugriff auf Projektdaten erforderlichen Bedarf oder die erforderliche Genehmigung. Es sollten Verfahren etabliert werden, um festzulegen, wer wann Zugriff auf welche Daten hat.

2. Einen Mechanismus zur Archivierung von Daten und zum Zugriff auf archivierte Daten etablieren

Die Informationen, auf die zugegriffen wird, sollten in verständlicher Form vorliegen (beispielsweise elektronisch oder als Computerausgabe aus einer Datenbank) oder so dargestellt werden, wie sie ursprünglich generiert wurden.

3. Die zu identifizierenden, erhebenden und verteilenden Projektdaten festlegen

4. Anforderungen dafür festlegen, den Zugriff auf Daten für relevante Stakeholder zu gewähren und Daten an relevante Stake-holder zu verteilen

Eine Untersuchung anderer Elemente des Projektplans kann bei der Festlegung helfen, wer Zugriff auf Projektdaten benötigt, wer diese Daten empfängt und um welche Daten es dabei geht.

5. Entscheiden, welche Projektdaten und -pläne eine Versionssteuerung oder eine andere Form von Konfigurationssteuerung benötigen, und Mechanismen etablieren, um sicherzustellen, dass Projektdaten gesteuert werden.