Prozessoptimierung durch den gezielten Einsatz von KI

Was ist KI Prozessoptimierung?

KI Prozessoptimierung beschreibt die gezielte Verbesserung von Abläufen mithilfe von Künstlicher Intelligenz. Statt Prozesse nur „leaner“ zu machen oder einzelne Schritte zu digitalisieren, nutzen Sie KI, um Muster in Daten zu erkennen, Entscheidungen zu unterstützen und wiederkehrende Arbeitsschritte zu automatisieren – dort, wo klassische Regeln oder reine Workflow-Automatisierung an ihre Grenzen stoßen.

Im Kern geht es darum, aus dem Zusammenspiel von Prozesswissen, Daten und KI-Modellen messbare Verbesserungen zu erzielen: kürzere Durchlaufzeiten, weniger manuelle Nacharbeit, höhere Qualität und mehr Transparenz über Engpässe.

Wichtig ist: KI-gestützte Prozessoptimierung ist kein „Tool-Projekt“, sondern ein Vorgehen. Es startet mit einer sauberen Prozessanalyse, priorisiert die Use Cases mit dem größten Hebel in der Organisation, setzt schnell ein erstes Minimal Viable Product (MVP) um und verbessert anschließend iterativ – inklusive klarer KPIs, die den Effekt nachweisen.

Durch Konkretisieren und Priorisieren von Anforderungen zum Minimum Viable Product (MVP)

Aus der Analyse entsteht ein erstes Maßnahmen-Backlog – mit Anforderungen, bei denen der Einsatz von KI besonders wirkungsvoll erscheint. Diese Anforderungen werden anschließend gemeinsam verfeinert, auf Machbarkeit geprüft und nach Wirkung und Aufwand priorisiert. So kristallisiert sich ein klar abgegrenztes MVP heraus, das frühzeitig in die Umsetzung gehen kann. Das ermöglicht schnelles Lernen und sichtbare Ergebnisse – mit Fokus auf Umsetzbarkeit, Wirkung und einem realistischen Startpunkt.

Der Nutzen der Prozessoptimierung durch KI wird systematisch messbar gemacht

Ein zentraler Erfolgsfaktor bei der Prozessoptimierung durch KI ist die Fähigkeit, die Wirkung nachzuweisen – quantitativ wie qualitativ. Bereits zu Beginn des Vorhabens definieren wir gemeinsam messbare Zielgrößen: zum Beispiel reduzierte Durchlaufzeiten, Fehlerraten, Kosten pro Vorgang oder Bearbeitungsvolumen pro Tag. Diese KPIs machen Fortschritte sichtbar und schaffen Transparenz für Stakeholder. 

Ergänzend erfassen wir qualitative Wirkungen – etwa die Entlastung von Teams oder die Erhöhung der Kundenzufriedenheit. So wird Effizienz durch KI nicht nur spürbar, sondern auch belegbar.

Von der Vision zur Umsetzung: KI dort einsetzen, wo sie wirkt

Nicht jeder Prozess eignet sich gleichermaßen für die Optimierung durch KI. Hier eine Auswahl an Beispiel-Prozessen inklusive dem messbaren Nutzen (KPI), bei dem die KI-gestützte Prozessoptimierung besonders relevant ist:

Dokumentenverarbeitung 

• Symptom: Informationen stecken in PDFs/Scans/Verträgen, werden manuell übertragen – Fehler und Rückfragen häufen sich.
• KI-Ansatz: Dokumente automatisch klassifizieren und relevante Felder extrahieren (z.B. aus Formularen/Verträgen).
• KPI: Bearbeitungszeit pro Dokument, Erfassungs-/Extraktionsgenauigkeit, Fehlerquote.

Rechnungsprüfung und Buchhaltung

• Symptom: Hoher Aufwand für Prüfen/Freigeben, viele Ausnahmen, Medienbrüche zwischen Systemen.
• KI-Ansatz: Rechnungen strukturiert erfassen, Plausibilitäten automatisch prüfen, Ausnahmen priorisieren und Freigaben vorbereiten.
• KPI: Durchlaufzeit „Invoice-to-Approve“, Anzahl Ausnahmen pro 100 Rechnungen, Korrekturbuchungen.

Kundensupport (Chatbots/E-Mail Triage)

• Symptom: Postfächer laufen über, Tickets werden falsch geroutet, Antwortzeiten steigen, Kunden sind unzufrieden.
• KI-Ansatz: Anfragen automatisch kategorisieren, priorisieren, an die richtige Stelle routen – Chatbot beantwortet Standardfragen, Agenten bekommen Vorschläge/Antwortentwürfe.
• KPI: First Response Time, Time to Resolution, First Contact Resolution.

Logistik und Planung

• Symptom: Forecasts sind unzuverlässig, Bestände schwanken, Planungsaufwand ist hoch – kurzfristige Änderungen verursachen Chaos.
• KI-Ansatz: Bedarf/Routen/Bestände prognostizieren und Planung mit Empfehlungen unterstützen (z.B. „was-wäre-wenn“ Szenarien).
• KPI: Forecast Accuracy, Service Level, Bestandsreichweite, Out-of-Stock-/Überbestand-Rate, Planungsaufwand (Std./Woche).

Claims-Handling im Versicherungswesen

• Symptom: Hohe Fallzahlen, wiederkehrende Muster, viel manuelle Prüfung – lange Bearbeitungszeiten, uneinheitliche Entscheidungen.
• KI-Ansatz: Schäden automatisch vorprüfen, Risiko/Komplexität einschätzen, Entscheidungsvorbereitung und Dokumentenchecks unterstützen (Mensch bleibt im Loop).
• KPI: Durchlaufzeit pro Schaden, Quote Nachforderungen/Rückfragen, Leakage/Fraud-Indikatoren, Produktivität je Sachbearbeitung.

Unsere Erfahrung ist: Überall dort, wo Prozesse regelbasiert, datengetrieben und mit hohem Volumen ablaufen, kann Prozessoptimierung durch KI signifikanten Mehrwert schaffen.

Warum wibas der richtige Partner für Prozessoptimierung durch KI ist

Eine nachhaltige KI Prozessoptimierung geht weit über technologische Fragen hinaus. Wenn KI in Geschäftsprozessen eingesetzt wird, verändern sich gewohnte Abläufe, Verantwortlichkeiten und oft auch das Selbstverständnis von Teams. Solche Veränderungen stoßen nicht selten auf Widerstand – ein Aspekt, der über Erfolg oder Misserfolg entscheiden kann.
wibas bringt jahrzehntelange Erfahrung in der Begleitung von Veränderungsprozessen mit. Als Experten für Transformation sorgt wibas dafür, dass Optimierungen nicht nur geplant, sondern auch umgesetzt werden. Durch professionelles Change Management gelingt es, Menschen mitzunehmen, neue Arbeitsweisen zu verankern und so die Wirksamkeit von KI-Lösungen im Unternehmen langfristig sicherzustellen.