Priorisierung &
Cost of Delay


First things first – Wie kann das funktionieren?

“Stop starting & start finishing” heißt auch, eine klare Aussage darüber zu treffen, was als nächstes gemacht werden soll - und was eben nicht.

Denn wer nicht in der Lage ist zu priorisieren, kostet das Unternehmen viel Geld. Zwei Aufgaben als gleich bedeutend anzusehen und parallel bearbeiten zu lassen bedeutet, die Laufzeit beider Aufgaben ebenso zu verdoppeln. Das was niemand direkt möchte, geschieht damit indirekt: Aufgaben dauern länger als nötig, wodurch Wert später generiert wird und kosten durch zusätzliche Rüstzeiten mehr als geplant. Priorisierung - also die Fokussierung auf die nächste Aufgabe - ist ein Prinzip, dass mehr Beachtung verdient: Statistische Daten belegen, dass 30% aller Mitarbeiter in Unternehmen die Prioritäten der nächsten Aufgaben nicht verdienen.

Deshalb ist es für Führungskräfte und Entscheider sehr wichtig eine Aussage darüber zu treffen, was für das Unternehmen (Portfolio) das Wichtigste ist. Agile Methoden wie Scrum oder Kanban nutzen das relativ priorisierte Backlog, um das zum Ausdruck zu bringen. In diesem Product Backlog findet sich alles, was zum aktuellen Zeitpunkt für das Projekt oder Produkt als Anforderung bekannt ist. Dabei drückt Priorität immer den Wert aus, den ein Element mehr oder weniger schnell für den Kunden erzeugt. Dabei kann es sich bei dem Wert auch für einen internen Kunden handeln – Das Backlog differenziert hier nicht.

Das Product Backlog ist im Scrum Guide beschrieben. Da dieser sich jedoch in erster Linie die Arbeitsweisen von Teams beschreibt fehlen konkrete Beschreibungen zur Steuerung eines strategischen Portfolios. Zwei Praktiken, die sich hierfür bewährt haben, sind die Betrachtung der Verzugskosten (Cost of Delay) und die daraus resultierende priorisierung nach dem relativ kürzesten Auftrag (Weighted Shortest Job First, kurz WSJF).

Net Present Value

Bei der Berechnung des Net Present Values wird der Wert betrachtet, der unter Berücksichtigung von Verzugskosten und Zinseffekten durch die Fertigstellung eines Product Backlog Items erzielt werden kann. Das sind zum Beispiel geschätzte Einnahmen mit einem Feature oder einem Produkt. Ebenso werden etwaige Ausgaben berücksichtigt, die zu leisten sind. Gibt es zudem Unsicherheitsfaktoren, wie zum Beispiel Inflation, werden diese mittels „discount rate“ berücksichtigt.

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Diese Berechnung führt zu einer monetären Bewertung der Einträge im Portfolio Backlog und ermöglicht so eine eindeutige Priorisierung der Aufgaben.

Wie sieht das konkret aus?

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Gluehbirne_small.png Der Net Present Value berücksichtigt in der Priorisierung, dass kleine Produktinkremente durch früheren Markteintritt eher Umsätze generieren, welche in der gesamtheitlichen Wertbetrachtung aufgezinst werden müssen.

Cost of Delay

In seinem Buch Product Development Flow bringt Don Reinersten den Begriff der Verzögerungskosten (Cost of Delay) ins Spiel und schafft damit eine Basis, um eine besondere, wirtschaftlich relevante Form der Priorität zu erheben. Verzögerungskosten beschreiben einfach ausgedrückt, was kostet es, wenn ein Unternehmen mit einem Feature, einer Maschine, einem Produkt, etc zu spät auf den Markt kommt - der Wert für den Kunden also später als gedacht generiert wird. Dieser Theorie folgend arbeiten agile Frameworks mit Techniken, welche Unternehmen darauf fokussieren, schnell Produkte auf den Markt zu bringen, um ehestmöglich erste Umsätze und Kunden-Feedback zu generieren.

Weightest Shortest Job First

Eine Priorisierungstechnik, die dies besonders berücksichtigt ist Weighted Shortest Job First (WSJF): Diese Technik fokussiert darauf, die Verzögerungskosten (Cost of Delay, kurz CoD) gering zu halten. Zur Berechnung finden sich unterschiedliche Möglichkeiten und Wege. Das Scaled Agile Framework nutzt die Formel zur Berechnung:

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Don Reinersten beschreibt lediglich Wert / Größe. Diese Berechnungsmethode bewertet Backlog-Einträge ebenfalls, jedoch weder ausschließlich noch absolut monetär. Die relative Bewertung aller Elemente ermöglicht ebenfalls eine klare Reihenfolge im Backlog und führt somit zu einer eindeutigen Priorisierung des Backlogs auf Portfolio-Ebene.

Ein Vorteil der Technik: Werte können mit einer relativen Schätzung bestimmt werden, es geht also nicht darum, Werte mit absoluter Genauigkeit zu erhalten, ehe man eine Aussage über die Priorität treffen kann. Dabei ist es nur relevant, dass für jeden Parameter das kleinste Element ermittelt wird und dieses den Wert "1" zuweisen bekommt. Im Verhältnis dazu  werden dann alle anderen Werte bestimmt. Am Ende besitzt jeden Eintrag im Portfolio Backlog einen Index und kann diese der Größe nach geordnet werden.

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WSJF fokussiert darauf, schnell umsetzbare Nutzenpakete die schnell Wert und Feedback generieren hoch zu priorisieren. Zusätzlich berücksichtigt die Methode neben dem reinen Marktwert auch Werte wie Verzugs- und Opportunitätskosten.

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WSJF unterstützt den Anspruch, schnell Wert zu liefern: Dadurch, dass die Job Size alleine im Nenner steht, werden vergleichsweise kleine Nutzenpakete exponentiell stark bevorzugt.
 

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Etablieren Sie eine mathematische, kommunizierte Grundlage für die Bestimmung Ihres Wertes. Machen Sie in der Organisation transparent, wie die Priorität im Unternehmen bestimmt wird.

Gluehbirne_small.png Wenn die Reife des Unternehmens bezüglich der Selbstbestimmung und Ermächtigung noch nicht hoch ist, Sie aber erste Schritte machen wollen, denken Sie darüber nach die Prioritäten aus dem Portfolio über die Ebenen hinweg zu vererben. Behalten Sie immer im Hinterkopf, dass Sie dadurch allerdings PO und andere Rollen auf anderen Ebenen entmachten.


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