Unser Service Team – Eine kleine aber feine Erfolgsgeschichte

So ziemlich jede*r, der/die bei wibas eine Schulung besucht, begegnet unserem Service Team: Sei es an der Kaffeebar, im Schulungsraum oder vor dem teameigenen, wandgroßen Kanban Board. Was das Service Team macht und wie es arbeitet, haben wir in diesem Blogbeitrag erzählt. Heute, gut drei Jahre später, wollen wir nochmal auf das Team und dessen Entwicklung blicken.

Das Service Team ist ein selbstorganisiertes Kanban Team, welches aus Student*innen verschiedenster Fachrichtungen besteht. Die Serviceklassen, die dieses Team bedient, sind vor allem Schulungsbetreuung, sowie organisatorische Vorbereitung von Schulungen, Logistik der Schulungsmaterialien/ Unterlagen und Produktversand. Aktuell besteht das Team aus acht Teammitgliedern und einem Agility Master. Gemeinsame Events wie Dailies und wöchentliche Retrospektiven sind Teil der gemeinsamen Agenda.

Jeder fängt mal klein an

Bereits vor der Gründung des Service Teams gab es Werkstudent*innen bei wibas. Diese unterstützten andere Mitarbeiter bei ihren Aufgaben oder versorgten unsere Schulungsteilnehmer*innen mit Kaffee. Die Idee eines selbstorganisierten Studenten*innenteams, welches aktiv in die Wertschöpfungskette unserer Schulungen eingebunden werden sollte, wurde geboren und im Herbst 2016 mit fünf Student*innen umgesetzt. 

Natürlich lief nicht alles von vorneherein glatt. Damit ein solches frisch gegründetes, selbstorganisiertes Team wachsen und gedeihen kann, braucht es ein Umfeld, welches Unterstützung bietet und den Rücken stärkt. Andere Mitarbeiter*innen hatten immer ein offenes Ohr für Fragen, waren sie auch noch so banal. Jede*r einzelne musste erst einmal begreifen, was es überhaupt bedeutet, selbstorganisiert zu arbeiten, sich Arbeit “zu ziehen”, Verantwortung vom Prozessbeginn bis zum Prozessende zu übernehmen, usw. 

Um das Team bei der Findungsphase zu unterstützen und auf den Weg zu einem vollwertigen, selbstorganisieren Team zu bringen, erhielt das Team eine eigene Agility Masterin. Diese moderierte und etablierte die wöchentlichen Kaizen-Treffen (Kaizen = kontinuierliche Verbesserung) und half dem Team dabei, Struktur in die regelmäßigen Meetings zu bringen. Die Kaizens sind wichtig, um sich zu synchronisieren, aus Fehlern zu lernen und neue Ideen umzusetzen. Da es sich um Student*innen handelt, waren die Arbeitszeiten schon immer sehr verteilt, was dieses gemeinsame Zusammenkommen umso wichtiger macht. Bis heute führt das Team wöchentliche Kaizens durch, welche neben Retrospektiven auch für gemeinsames Arbeiten genutzt werden. 

Und wie lief das so mit dem Kanban Board?

Ganz nach dem Kanban Prinzip „Beginne dort, wo du dich im Moment befindest“ führte das Team zunächst ein einfaches To-Do Board mit Aufgaben. Dieses Board entwickelte sich durch mehrere Verbesserungsschleifen und Workshops stetig weiter, bis ein vollwertiges Kanbanboard daraus wurde. Mit dem Board wird viel experimentiert: Regelmäßiges Anpassen an die Bedürfnisse des Teams, Hinzufügen neuer Elemente, Umbauen von Strukturen passieren bis heute, da der Prozess nie zu Ende ist. Nicht nur das Board selbst, sondern auch der Umgang und die Arbeit damit entwickelte sich über Zeit von einem Push-System hinzu einem Pull-System.

Auf dem Bild zu sehen ist im Vergleich das Kanbanboard des Service Teams im Jahr 2016 zum Kanbanboard im Jahr 2019.

Das Team spielte sich ein und zog sich mehr Aufgaben und Serviceklassen. Nach einigen Monaten wurden Kapazitätsengpässe sichtbar und dem Team bewusst, dass es Zuwachs brauchte. Gemeinsam mit der Personalverantwortlichen wurde nach einem neuen Teammitglied gesucht und das Team wuchs. Heute ist das Team soweit, dass es die Suche und den Bewerbungsprozess für neue Mitglieder eigenständig durchführt – Keine Selbstverständlichkeit für studentische Teams. 

Zurück zum Hier und Jetzt

Das Service Team ist heute ein fester und wichtiger Bestandteil von wibas, das maßgeblich bei der Organisation unserer Schulungen beteiligt ist, aktiv in die Gestaltung von Prozessen eingebunden wird, Abläufe hinterfragt und Experimente startet, um Dinge zu verbessern.

Heute arbeitet das Service Team größtenteils remote, ebenfalls mit einem Kanban Board. Hierbei achtet das Team stark darauf, weiterhin gemeinsam an Aufgaben zu arbeiten. Durch die Anpassungsfähigkeit des Teams, die regelmäßigen Kaizens und den starken Teamzusammenhalt hat der Umstieg auf die neue Arbeitsweise schnell und gut funktioniert. 

Sicherlich haben die gesammelten Erfahrungen auch dazu beigetragen, dass das Service Team sich schnell an die neuen Umstände anpassen konnte. Von einigen dieser Erfahrungen wollen wir Euch in kommenden Beiträgen mehr berichten.

Gemeinsam einsam durch virtuelle Arbeit – ein Mythos?

Virtuelles Arbeiten wird uns weiterhin begleiten  

Aktuelle Zahlen sprechen für sich. Die Neuinfektionen bei Corona steigen wieder an1 und deutsche Unternehmen wollen hierauf schleunigst reagieren und Home-Office ausweiten.2  

Dies lässt sich aus der aktuellen Umfrage des Frauenhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) sowie die Deutsche Gesellschaft für Personalführung (DGFP) ableiten. IAO und DGFP haben dabei 500 Unternehmen befragt. Das Fazit ist, 42 Prozent der Unternehmen wollen nach der bewältigten Corona-Krise, Home-Office ausbauen und kaum ein Unternehmen, Home-Office reduzieren. Und warum? Weil das virtuelle Arbeiten funktioniert und 90 Prozent der Unternehmen keine Nachteile feststellen können.3  

Das bedeutet für viele von uns mehr Arbeit distanziert von Kollegen und vom Unternehmen selbst. Um diese Distanz möglichst gering zu halten, reicht es nicht aus, die Kamera einzuschalten, sondern bedeutet kontinuierliche Arbeit.  

Teambuilding als Erfolgskriterium – warum? 

Damit aus einer Gruppe von Mitarbeitern ein sogenanntes „high-performing team“ wird, muss etwas passieren. Dieses „etwas“ nennen wir „Teambuilding“, was vor Corona irgendwie ganz automatisch funktionierte. Da waren die gemeinsamen Mittagspausen, die Kaffeeecken und die räumliche Nähe zu den Kollegen. Man unterhielt sich über die Projekte und Themen, an denen man arbeitete, aber auch über Privates, wodurch Vertrauen und gegenseitiges Verständnis entsteht. Im Team entwickelt sich durch den regelmäßigen Austausch eine gemeinsame Grundlage, die eine gemeinsame Sprache und Muster enthält. Dazu gehört auch, dass alle wissen, was ihr gemeinsames Ziel ist, also in welche Richtung es geht. 

Ein Kreislauf aus klarem, regelmäßigem Austausch und der Verfestigung der gemeinsamen Grundlage entsteht. Man versteht sich blind. 

Dies alles ist die Basis dafür, dass das Team die Aufgaben erfolgreich ausführen kann und Ergebnisse liefert. 

Ist der Kreislauf jedoch gestört und es gibt weder klaren Austausch noch eine gemeinsame Grundlage, leidet die Ausführung und dementsprechend auch die Ergebnisse darunter.

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Come and Play with us! wibas beim European SAFe® Summit 2020

Als SPCT Gold Partner der Scaled Agile Inc. (kurz: SAI) haben wir am European SAFe® Summit unser brandaktuelles erstes Release des wibas SAFe® Playbooks vorgestellt. Und nicht nur das. Wir waren mit einem virtuellen Stand vertreten: wibas zum virtuellen Erleben!  

virtueller wibas Stand auf dem European SAFe Summit 2020
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Kleines Survival Kit für Remote Arbeiten

Corona stellt uns vor einige Herausforderungen. Eine davon ist für viele von uns die neue Form von Arbeiten – remote von Zuhause. In den letzten Wochen ist besonders aufgefallen, dass Remote Arbeit umso schwieriger ist, wenn Meetings oder allgemein Kommunikation schon vorher (physisch) nicht gut funktioniert haben. Um diese Herausforderungen zu bewältigen und das New Normal zu meistern, haben wir einige Tipps gesammelt.

 

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Remote Workshop oder virtuelles live-Training: Eine Anleitung zur Vorbereitung und für die Mitarbeit von Teilnehmern.

Die derzeitigen Entwicklungen rund um Covid-19, insbesondere die kontaktreduzierenden Maßnahmen, stellen unsere Kunden und wibas vor die Herausforderung, gewohnte Arbeitsweisen neu zu denken. Was bis vor kurzem nur ausnahmsweise online umgesetzt wurde, ist nun neuer Standard: Planen, Arbeiten, Evaluieren – all das geschieht heute (ausschließlich) remote.

Wir bei wibas tun dies gerade konkret an mehreren Stellen:

  • Remote Teamsitzungen, z.B. für Scrum Meetings, Kanban Meetings
  • Remote Workshops mit vielen Menschen, z.B. um die Unternehmensstrategie zu entwickeln oder ein großes PI Planning mit 100 Menschen
  • Schulungen als virtuelle live-Trainings mit 10-30 Menschen organisieren

Für dich als Teilnehmer eines Remote-Workshops oder eines virtuellen live-Trainings, mit dem Bedürfnis remote sinnvoll & effektiv arbeiten und lernen zu können, bieten wir mit diesem Artikel eine Anleitung für die Vorbereitung und die Mitarbeit.

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Leitfaden zum Aufsetzen eines Kanban

E-T-A setzt seit Jahren Lean in der Produktion ein – und erweitert ihr Können um Agilität. Im Rahmen unserer gemeinsamen Arbeit bei der agilen Transformation treffen sich E-T-A und wibas Kollegen, um gemeinsam an der Etablierung agiler Techniken und agilen Denkens zu arbeiten. Gestern saßen Stefanie und Katja von E-T-A mit drei wibas Kollegen Rafael, Daniel und Malte zusammen. Unsere Fragestellung war: „Wie setzen wir Arbeit mit dem Kanban Framework in einem Team auf?“ Dafür haben wir einen Coach-Leitfaden entwickelt, den wir hier mit euch teilen. Das ist unser System Thinking Approach to Introducing Kanban (STATIK).

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Deskalieren statt skalieren: Warum skalierte Agilität die Organisation vereinfachen sollte.

Mehr Käse, mehr Löcher
Mehr Löcher, weniger Käse
Mehr Käse, weniger Käse

Ist dieses Paradoxon Käse? Möglich. Und ist es auf die Organisation von Organisationen übertragbar? Möglich.
Sicher ist: Organisatorisch mehr mit weniger zu erreichen, ist spätestens beim zweiten Nachdenken eine gar nicht so abwegige Idee. Gerade im Aufbranden der skalierten agilen Rahmenwerke steht diese Idee gerade zu konträr da.

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Unser 1. POPM BarCamp: der Content Authority Austausch

Beim 1. POPM BarCamp im Februar 2020 hatten wir zwei Dinge im Kopf: aufbauen auf dem Erfolg des RTE BarCamps im Sommer 2019 und das SAFe® 5.0 Update nutzen, um einen Austausch für die Produktverantwortlichen anzubieten. KEGONesen und wibasianer steckten ihre Köpfe zusammen und raus kam das:

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New Work – Dos & Don’ts

Wir bei wibas gestalten die Arbeit des 21. Jahrhunderts, oder auch: „New Work“. Dazu gehört auch die Gestaltung von Arbeitsflächen für agile Teams. Doch was heißt „New Work“ so genau? Um es vorweg zu nehmen: das heißt nicht Großraumbüros mit schicken Möbeln. „Schick“ ist hier ganz das falsche Wort. Aber was ist dann ein gutes Büro, das den Namen „New Work“ verdient? Nach guten und schlechten Erfahrungen – und der Gestaltung unseres eigenen Büros hier unsere ganz subjektive, von Erfahrung geprägte Meinung.  New Work – Dos & Don’ts weiterlesen