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Kanban kurz und knackig: Impulse zu häufig gestellten Fragen

Ob gerade erst mit dem eigenen Team gestartet, frisch von der Scrum Schulung oder schon länger dabei: Früher oder später purzelt wohl jeder, der sich mit Agilität beschäftigt auch über Kanban. Und dann entstehen Fragen. Heute stelle ich euch Impulse zu 6 der häufig gestellten Fragen zur Verfügung – ganz im Sinne von: Kanban kurz und knackig.

Zur Veranschaulichung bemühe ich dazu Karla.

Daniel: Hallo Karla.

Karla: Hallo Daniel.

Daniel: Du hast heute ein paar Fragen zum Thema Kanban mitgebracht, die wir kurz gemeinsam beleuchten wollen. Wie lautet denn deine erste Frage?

Kanban und Scrum an einem Tisch

Karla: Ja genau, ich habe bisher einfach noch nicht viel von Kanban gehört. Scrum kenne ich ja nun schon ein wenig besser, seit ich mit meinem Team selbst agiles Arbeiten eingeführt habe. Wie passt hier jetzt Kanban ins Bild? Also, sind Kanban und Scrum Feinde?

Daniel: Sehr gute Frage! Und beim Punkt Scrum können wir direkt anknüpfen, um Kanban zu besprechen. Vor allem, wenn es um Kanban in der Wissensarbeit (also außerhalb von Produktionsbetrieben) geht. Denn Kanban und Scrum haben zunächst einmal bedeutende Gemeinsamkeiten. Sie bauen beide auf einer Handvoll Prinzipien, die Facetten von Agilität beleuchten und haben auch relativ ähnliche Ziele, die sie jedoch unterschiedlich erreichen.

Ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal hingegen ist, dass Scrum nur in Teams funktioniert, während Kanban auch für die individuelle Verbesserung oder in Arbeitsgruppen geeignet ist. Außerdem ist Scrum ein maßgeschneidertes Werkzeug für Entwicklungsarbeit, während sich mit Kanban auch Routinetätigkeiten abbilden lassen.

Statt einer „Feindschaft“ sehe ich da also eher zwei Werkzeuge aus dem gleichen Werkzeugkasten: Jedes hat seinen Anwendungsfall, seine Vorzüge und seine Wirkprinzipien.

Karla: Aha, das heißt also, Kanban und Scrum sind für Teams beliebig austauschbar?

Daniel: Naja, theoretisch heißt es das wohl. Wie nützlich das eine oder andere für ein spezielles Team gerade ist, hängt aber natürlich von den konkreten Herausforderungen und dem Kontext des Teams ab. Wo stehst du gerade? Mit wem und wie arbeitest du aktuell? Wo willst du hinkommen? Diese und ähnliche Fragen können dir im Einzelfall helfen zu bewerten, was gerade hilfreicher ist.

Das Warum hinter Kanban

Karla: Und was ist dann das Ziel von Kanban?

Daniel: Verbesserung! Also das systematische Verbessern von Prozessen und Arbeitsweisen, um genauer zu sein. Und ein Fokus der schrittweise und kontinuierlich fortlaufenden Verbesserungen wiederum, ist der Arbeitsfluss. Je gleichmäßiger nämlich die Geschwindigkeit, mit der Arbeit erledigt werden kann, desto realistischere Vorhersagen und Zusagen lassen sich treffen. Dann müssen keine Entscheidungen mehr auf Grundlage von Bauchgefühl oder Wunschdenken getroffen werden. So passiert echtes Lernen beim Einzelnen, im Team oder in der gesamten Organisation – je nachdem, wo wir gerade Kanban einsetzen.

Das Wie hinter Kanban

Karla: Systematisches Verbessern von Prozessen und Arbeitsweisen … realistische Vorher- und Zusagen. Hört sich gut an! Und wie du ja schon gesagt hast, irgendwie vertraut. Auch Scrum hilft mir ja bei der systematischen Verbesserung. Und wie funktioniert Kanban jetzt?

Daniel: Grundsätzlich ermöglicht Kanban Verbesserung durch eine Reihe von Praktiken und Prinzipien. Das Schöne daran ist, schon ein erster Kontakt mit den Praktiken kann viel bewirken.

Im Wesentlichen geht es darum, die Arbeit zu visualisieren und zu limitieren, woran gerade parallel gearbeitet wird. So wird schnell sichtbar, wie es sich um deine Arbeit verhält und wo sich Arbeit anstaut.

Manage deine Arbeit dann so, dass ein möglichst gleichbleibender steter Arbeitsfluss entstehen kann. Führe dazu Prozessregeln ein und mache sie so explizit wie möglich – gerne auch hier mit visuellen Signalen.

Prüfe dann regelmäßig, was du über deine Arbeitsweise und Prozesse lernst, was gut funktioniert und was gerade aufhält, und experimentiere mit ihnen.

Wenn du dir dann noch das Prinzip „beginne mit dem, was du gerade tust“ zu Herzen nimmst, bist du bereits gut gerüstet, um dich systematisch zu verbessern. Das heißt vor allem: bilde nicht ab, was gut wäre, sondern halte erst einmal fest, was gerade wirklich passiert. So erkennst du am ehesten an welcher Stelle in deinem konkreten Kontext gerade eine erste Verbesserung gut wäre.

Verbessern können wir schließlich nur, was wir auch angemessen verstehen.

So mal die Idee – in ganz kurz. Sich unterwegs und immer wieder tiefer damit zu beschäftigen, lohnt aber in jedem Fall!

Kanban kurz und knackig: Erste Schritte

Karla: Und wie und wo fange ich da jetzt an diese … was war das …  Praktiken und Prinzipien umzusetzen?

Daniel: Naja, am besten fängst du mit der ersten Praktik an! Visualisiere deine Arbeit. Mache dir eine Tabelle mit Arbeitsschritten, die deine Arbeit typischerweise durchläuft. Fertige für jedes Arbeitspaket, an dem du gerade beschäftigt bist oder das bereits an dich herangetragen wurde eine symbolische Karte an und hänge all die Arbeit, mit der du gerade beschäftigt bist, unter den entsprechenden Arbeitsschritt.

Wenn du einmal dargestellt hast, was gerade in Arbeit ist, und was bereits wartet, bearbeitet zu werden, beginne damit zu arbeiten. Pflege den aktuellen Arbeitsstand der Karten, indem du sie von Spalte zu Spalte weiterschiebst.

Und meine persönliche Empfehlung: Halte auf jeder Karte fest, wann du begonnen hast, an ihr zu arbeiten, und wann du die Arbeit abgeschlossen hast. Auf diese Weise wirst du schnell viel über deine Arbeit lernen: Z.B. welche Arbeitsschritte deine “Bottlenecks” sind und wie lange Arbeitspakete typischerweise bearbeitet werden, bis sie fertig sind. Jetzt kannst du einen ersten Schritt in Richtung kontinuierliche Verbesserung gehen.

Die Praktiken und Prinzipien kannst du dir dabei wie ein Mantra vorstellen. Es zahlt sich aus, sie dir regelmäßig ins Gedächtnis zu rufen, weil sie dir zu jeder Zeit Hinweise geben können, an welchen Rädchen im Getriebe es gerade hakt, und wo noch etwas verbessert werden könnte. Außerdem etablieren sich neue Praktiken und Prinzipien am ehesten, indem du Erfahrung für dich und andere schaffst.

Vom realen Wahnsinn zur Struktur

Karla: Jetzt habe ich ein grobes Bild zum Ziel und Rahmen von Kanban und weiß grundsätzlich, wo ich anfangen kann. Aber wie kann ich denn nun mit Kanban meine Arbeit strukturieren? Das kann ich mir noch nicht so richtig vorstellen.

Daniel: Die Struktur bekommst du durch den Einsatz von visuellen Hilfsmitteln. Es ist natürlich so: Wenn du mit Kanban beginnst, weil du gerade den Überblick verloren hast und in Arbeit versinkst, wird dir die Verbildlichung deiner Arbeit zunächst natürlich genau das abbilden: Stau im System.

Aber die Darstellung des Chaos selbst ist bereits eine enorme Entlastung für deinen Kopf! Wo du vorher kognitiv verdauen musstest, was du tust, was du sonst noch tust, und was noch zu tun ist, kannst du dich jetzt auf ein Hilfsmittel verlassen, und dich ganz auf die Deutung von Signalen und Mustern konzentrieren.

Die Arbeitspakete werden beginnen förmlich mit dir zu sprechen. Sie erinnern und klären dich auf, was dich gerade beschäftigt, aufhält und blockiert. Von hier aus kannst du beginnen, Maßnahmen für dich abzuleiten, die dir helfen können, den Kloß an Arbeit aufzulösen. Wie wäre es z.B. damit vorerst nichts neues zu beginnen? Oder etwas abzugeben?

Blockaden selbst sind immerhin eine Einladung zum Gespräch über Möglichkeiten der Zusammenarbeit. Und Stau bedeutet vermutlich, dass gerade nichts neues mehr aufgenommen werden sollte – vor allem aber keine realistischen Versprechungen hinsichtlich eines Liefertermins gemacht werden können.

Auch wenn die Visualisierung selbst also noch keine Struktur gibt, werden Maßnahmen zur Strukturierung damit deutlich greifbarer.

Karla: Ah okay. Das macht es ein wenig greifbarer.

Auf der Suche nach dem eigenen Board

Karla: Eines würde mich noch interessieren: Wir haben kurz darüber gesprochen, wie ich anfangen kann mit Kanban und dass die visuelle Darstellung der Arbeit ein zentraler Bestandteil von Kanban ist. Ich nehme mal an, das ist es auch, was mit „Kanban Board“ gemeint ist. Aber wie baue ich denn jetzt ein gutes Board? Worauf sollte ich hier achten?

Daniel: Oh, das ist so eine wichtige Frage! Was nämlich gerne passiert, ist, dass Boards ertüftelt werden, wie sie in irgendeinem Management-Magazin empfohlen oder in anderen Teams in der Orga bereits verwendet werden. Dahinter steckt typischerweise die Hoffnung, einen Idealzustand zu erreichen, indem man sich in ein Korsett aus „Guten Praktiken“ anderer zwängt. So war Kanban nicht gedacht.

Was für andere zu diesem Zeitpunkt gut ist, kann jedoch für dich eine ganz andere Wirkung haben. Und aufgetischte Prozesse und Boards helfen definitiv nicht dabei, dass sich Teams damit identifizieren können. Wichtig ist daher wie so oft, dass du als allererstes das auf einem Board visualisierst, was wirklich passiert. Kein Wunschdenken und keine Vorgaben, die gar nicht gelebt werden. Von da an gilt es dann das Board und damit die Arbeit mit Hilfe der Kanban Praktiken kontinuierlich zu verbessern.

Karla: Super, danke dir für den Tipp.

Der Nächste bitte

Wie Karla hast vielleicht auch Du den Wunsch mehr hinter die Kulissen von Kanban zu schauen und zu verstehen, was es noch über die Methode zu lernen gibt, als wie ich Klebezettel von „ToDo“ über „in Arbeit“ auf „Fertig“ ziehe.

Welche Fragen hast du noch zu Kanban? Und welchen der kurzen Impulse würdest du gerne vertiefen?

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Daniel Schauperl

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