New Work – Dos & Don’ts

Wir bei wibas gestalten die Arbeit des 21. Jahrhunderts, oder auch: „New Work“. Dazu gehört auch die Gestaltung von Arbeitsflächen für agile Teams. Doch was heißt „New Work“ so genau? Um es vorweg zu nehmen: das heißt nicht Großraumbüros mit schicken Möbeln. „Schick“ ist hier ganz das falsche Wort. Aber was ist dann ein gutes Büro, das den Namen „New Work“ verdient? Nach guten und schlechten Erfahrungen – und der Gestaltung unseres eigenen Büros hier unsere ganz subjektive, von Erfahrung geprägte Meinung. 

Arbeitsflächen für agiles Arbeiten

„New Work“: das bedeutet Arbeitsflächen, in denen agiles Arbeiten möglich ist. Zwei Buzzwords in einem Satz – damit kann man ganz viel Schindluder treiben. Daher definieren wir beides inhaltlich:

• Agilität, das ist schnelle Reaktionsfähigkeit und Liefern von mehr Wert in weniger Zeit in einem komplexen Umfeld. Das bedeutet konkret: wir arbeiten in selbstorganisierten Teams, wir liefern früh, wir bringen Arbeit in Fluss, wir machen die Arbeit transparent, wir inspizieren und passen an. (Wem das noch zu Buzzword-lastig ist: Einen ausführlichen Blogbeitrag dazu gibt es hier.)
• „New Work“ bzw. „Neue Arbeit“ ist viel mehr als „nur“ Arbeitsräume. Häufig wird der Begriff zwar auf die Gestaltung von Büros reduziert, aber gemeint ist ein Arbeiten im 21. Jahrhundert, das durch einen neuen Grad an Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität geprägt ist. Daher bedeutet „Neue Arbeit“ häufig auch agiles Arbeiten nach den obigen Prinzipien (also z.B. selbstorganisierte Teams) – weil agile Rahmenwerke gute Arbeitsweisen zum Umgang mit Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität bereitstellen.
• New Work Arbeitsflächen: das sind Büros, Entwicklungs- oder auch Produktionsflächen, die neues – und damit häufig agiles – Arbeiten ermöglichen. Das bedeutet, dass die Arbeitsflächen und die Infrastruktur z.B. Selbstorganisation und Teamarbeit unterstützen. New Work Arbeitsflächen sind wichtig, weil einerseits mit einer adäquaten Arbeitsumgebung die Effizienz der Arbeit steht und fällt, und weil andererseits die Arbeitsumgebung auch die Arbeit selbst prägt.

Arbeitskultur und -situationen als Ausgangspunkt

Gute Arbeitsflächen unterstützen die – häufig unterschiedlichen – Arbeitssituationen, die geprägt sind durch die Arbeitskultur. Eine Gestaltung guter Arbeitsflächen setzt daher ein Verständnis der Arbeitssituationen und der Arbeitskultur voraus, und gestaltet Flächen, die beides optimal unterstützen. Zu Arbeitsflächen gehört übrigens die Infrastruktur dazu. Die große Herausforderung für viele Unternehmen bei New Work ist: Räume einzurichten, die Prinzipien unterstützen, die eine Organisation erst lernt.

Do: Teamflächen, Don’t: Großraumbüros

Großraumbüros haben nichts mit Agilität oder der Beherrschung von Unsicherheit zu tun. Agilität beinhaltet Teamarbeit, und das bedeutet Arbeitsflächen für 3 bis 9 Menschen, die zusammen arbeiten. New Work heißt, dass wir Teamarbeitsflächen statt Einzelzimmer haben, aber es heißt nicht Großraumbüros für viele Menschen.

Do: unterschiedliche Arbeitssituationen verstehen und unterstützen, Don’t: eine Lösung für alle und Alles

Gute Arbeitsflächen unterstützen ganz konkret die Art von Arbeit, die ein Team erledigt. In der Produktion ist das jedem klar: da werden die Flächen penibel an die Prozesse angepasst. Genauso müssen wir bei stillen Arbeitsflächen hinschauen: Einzelflächen? Ruhige Flächen? Miteinander-Arbeiten-Flächen? Das gleiche Bürolayout für alle, das ist in etwa so wie die gleiche Produktionsfläche für alle. Deshalb schauen wir uns die Arbeitssituationen der Teams, deren Flächen wir gestalten, individuell an. Häufig stellen wir sehr unterschiedliche Arbeitssituationen fest, und häufig wechseln die Menschen die Arbeitssituation mehrmals am Tag. Das ergibt sehr unterschiedliche Flächen. In unserem Büro gibt es z.B. Flächen für Leute mit festen Arbeitsplätzen, Flächen für Leute die kommen und gehen, Platz zum „leise“ und Platz zum „laut“ arbeiten, Platz zum alleine arbeiten und Platz für Teamarbeit.

Do: Flexibilität, Don’t: Alles ist festgeschraubt

Zusammenarbeit lebt von Kommunikation, und Kommunikation lebt von kurzen Wegen. Gut ist es, wenn ich den Menschen, mit dem ich gerade viel zusammen arbeite, nah bei mir habe. Das ändert sich gerne mal. Daher ist es gut, wenn ich Arbeitsflächen umgestalten kann. Bei uns im wibas Büro gibt es daher viele Flächen, in denen alles auf Rollen ist. Ja, wirklich alles: der Schrank, der Stuhl, der Tisch, das Whiteboard. Bei uns kommt der Strom auch aus der Decke, mit Würfeln wie man sie aus Werkstätten kennt. So kann sich ein Team die Dinge zurecht schieben, wie es das für die Arbeit gerade benötigt.

Do: Freier Platz, Don’t: 100% Auslastung

Wenn wir wollen, dass Menschen Arbeitssituationen am Tag wechseln können, dann braucht es freien Platz. Wir planen daher mehr Plätze ein, als wir eigentlich brauchen – damit jemand auch mal am Tag z.B. von „laut“ auf „leise“ wechseln kann.

Do: Platz an den Wänden und davor, Don’t: volle oder nicht erreichbare Wände

Agiles Arbeiten bedeutet Selbstorganisation. Die „Organisation“ braucht Platz: irgendwo müssen wir gemeinsam planen und den Arbeitsfluss darstellen können. Konkret haben agile Teams meist Kanban-Systeme im Einsatz, an denen sie gemeinsam planen. Häufig gibt es auch Kennzahlen, die beobachtet werden müssen, um die Arbeit steuern zu können. Dafür braucht es freie Wände, an denen das Team stehen und arbeiten kann. Dabei ist es egal, ob wir mit Karten oder einem Monitor arbeiten. Auch ein großer Monitor braucht Platz an der Wand, und das Team braucht gleich viel Platz, egal ob es vor einem Monitor oder einer Kartenwand steht. Also: freie Wände einplanen und einen Kreis davor ziehen, wo das Team zusammen stehen kann.

Do: Platz für Kreativität, Don’t: hier bitte nichts aufhängen

Früh liefern, inspizieren und anpassen – das erfordert Platz für Kreativität außerhalb von Powerpoints. Denn: Zusammenarbeit ist Kommunikation, und Visualisierung ist die halbe Miete der Kommunikation. Aber häufig gibt es keine großflächig beschreibbaren Wände oder Flächen, sondern nur so ein paar kümmerliche Whiteboards (am besten in schlecht erreichbaren Ecken). Gut ist, wenn es überall Platz gibt, um schnell etwas zu zeichnen, einen Entwurf zu erstellen, Dinge zu visualisieren. Bei uns im wibas Büro stehen dazu überall Whiteboards und Flipcharts herum (auf Rollen, wegen der Flexibilität), und in jedem Raum stehen Moderationsmaterialien, so dass sie immer griffbereit und hoch verfügbar sind. Gut sind auch vollständig beschreibbare Wände – dafür gibt es schöne Metallpaneele.

Do: Schallschutz, Schallschutz, Schallschutz, Don’t: kein Schallschutz

Ja, wir müssen viel im Team arbeiten. Aber konzentriert auch. Die scheinbare Quadratur des Kreises heißt: Schallschutz. Leider fehlt der in 99% aller Fälle. Die gute Lösung ist: bei der Planung der Räume einen Akustiker hinzuziehen, damit die Flächen so gestaltet werden, dass wir uns nicht gegenseitig stören, obwohl wir zu neunt (oder sogar mehr) in einem Raum sitzen. Das geht erstaunlich gut.

Do: Gemütlich, Don’t: Schick

Eine teure, schicke Einrichtung ist häufig nicht gut. Es geht nicht darum, schicke Arbeitsflächen zu haben, sondern funktionale. Das ultimative Ziel, das wir dabei anstreben ist, dass die Menschen sagen: „Ich wünschte, ich könnte dort arbeiten.“ (Gemäß dem Buch: „I wish I worked there“). Das geht häufig mit einfachen Mitteln – wenn wir die Menschen bei der Gestaltung beteiligen und fragen, was sie brauchen.

Do: Werte und Arbeitskultur berücksichtigen, Don’t: Büro-Blueprint eines anderen Unternehmens

Gut ist es, wenn sich die Arbeitskultur bzw. die Werte eines Unternehmens sich wie ein roter Faden durch die Gestaltung der Arbeitsflächen ziehen. Es gibt nicht die eine Fläche für den einen Wert, sondern die Kultur zeigt sich in vielen kleinen Dingen. Bei uns sind das z.B. Co-Kreativität (überall Platz für kreatives Arbeiten und Werkstatt-Elemente) oder Transparenz (zeigt sich in viel Glas).

Do: Früh liefern, inspizieren und anpassen

Bei der Gestaltung von neuen Arbeitsflächen hat es sich immer wieder bewährt, die Lösungen auszuprobieren, bevor sie großflächig ausgerollt werden. Ihr habt Ideen für eine andere Einrichtung: probiert sie doch mal in einem Büro aus. So merkt man schnell, welche Sessel nur für kleine Menschen funktionieren, oder welches Whiteboard tragbar ist und welches nicht.

Beispiele

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